Les documents pharmaceutiques
- Les prescriptions
- Les demandes écrites
- Les documents à délivrance différée
- Les mandats
- Le registre des matières premières utilisées pour les préparations
Tous ces documents doivent être conservés au moins 10 ans dans la pharmacie de manière à ce qu’aucune donnée ne soit perdue dans le cadre de la Santé Publique. Le patient ou le médecin prescripteur doivent toujours, pendant un certain temps, recevoir une copie des prescriptions.
Ces documents doivent être conservés dans la pharmacie.
Factures, notes d’envoi
Certaines données doivent être conservées au moins cinq années consécutives.
Pour chaque achat de médicaments (à usage humain ou vétérinaire), de dispositifs médicaux et de matières premières, le pharmacien conserve les documents nécessaires reprenant les données suivantes :
- La date d’achat
- La dénomination et la forme pharmaceutique du médicament et la dénomination du dispositif médical et de la matière première
- La quantité acquise
- Le nom et l’adresse du fournisseur
A cette fin, les documents commerciaux peuvent être utilisés (factures, bons de livraisons, …).
Documents relatifs aux produits stupéfiants
Tous les documents (bons de stupéfiants, ordonnances, registres) doivent être conservés au moins 10 ans dans la pharmacie de manière à ce qu’aucune donnée ne soit perdue.
L’obligation de conserver les prescriptions de stupéfiants séparées des autres prescriptions n’est plus d’actualité.
Documents comptables des entreprises
Livres comptables et pièces justificatives
- Les livres obligatoires (journal centralisateur, journaux auxiliaires, inventaires) sont à garder 10 ans à partir du 1er janvier qui suit la clôture.
- Les documents justificatifs (factures, notes de crédit, extraits bancaires, …) sont à garder 10 ans à partir du 1er janvier qui suit la clôture.
Documents relatifs aux impôts directs
Les documents permettant la détermination du montant des revenus imposables (déclaration fiscale) doivent être conservés jusqu’à expiration de la septième année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable.
Documents relatifs à la TVA
Les pièces relatives à la TVA doivent être conservés pendant 7 ans sauf pour les documents TVA concernant les biens immeubles qui doivent être conservés pendant 15 ans.
Le propriétaire d’un bâtiment récent est tenu de conserver, pendant un délai de 5 ans, les documents suivants : factures, plans, cahier des charges).
Documents relatifs au personnel
Les documents sociaux (registre du personnel, Dimona, comptes individuels, contrats d’étudiants, déclarations ONSS) doivent être gardés pendant 5 ans.
Documents relatifs au droit des sociétés
Les archives de la société (rapports annuels, livres et pièces) doivent être conservés pendant 5 ans.
