Quand doit-on déclarer un changement de titulaire ?
Dès le changement de titulariat (fin de contrat du titulaire précédent, reprise de l’officine, …).
Dès qu’un pharmacien est empêché d’assurer le titulariat de l’officine (décès du titulaire, suspension temporaire par l’Ordre, …).
Principe général
Toute pharmacie qui délivre des médicaments à crédit pour compte des mutuelles doit engager un pharmacien agréé par l’INAMI comme titulaire.
Un titulaire agréé ne peut être titulaire que d’une seule officine.
Tout titulaire agréé reçoit de l’INAMI un N° de structure : 2/…/…./001,
le suffixe 002 renseigne un pharmacien adjoint agréé, non titulaire,
le suffixe 003 renseigne un pharmacien remplaçant agréé non titulaire.
Quelles formalités accomplir ?
- Prévenir l’INAMI
- Avertir le service d’enregistrement des pharmacies (AFMPS)
- Avertir son Office de tarification (OT)
- Prévenir le Conseil Provincial de l’Ordre
- Prévenir l’Inspection de la pharmacie (AFMPS)
- Plateforme NARCOREG – gestion des stupéfiants
- Avertir l’Association Pharmaceutique Belge (APB)
- Autres démarches
Prévenir l’INAMI
Les changements de pharmaciens dans l’équipe officinale doivent être signalés auprès de l’INAMI via un document-type « Modifications dans la composition d’une équipe officinale »
Si le pharmacien titulaire rentrant n’a pas encore de numéro INAMI en tant que titulaire, il doit faire les démarches en ce sens via le même document.
Lien vers le document :
Ce document doit être rempli et signé par les 2 titulaires, le titulaire rentrant et le titulaire sortant.
Le document doit être renvoyé de préférence par mail à dossierpharma@riziv-inami.fgov.be
Adresse contact INAMI :
INAMI – Service des soins de santé – team pharmaciens
Avenue Galilée 5/01 – 1210 BRUXELLES (Tél. : 02/739.74.79)
Avertir le service d’enregistrement des pharmacies (AFMPS)
Toute modification de l’identité du pharmacien-titulaire doit être mentionnée à l’AFMPS.
Un formulaire type de l’AFMPS est à compléter et une redevance à payer.
Modification de l’enregistrement d’une officine ouverte au public
La modification de l’enregistrement d’une officine ouverte au public, par exemple pour signaler un changement de pharmacien-titulaire, une parcelle cadastrale ou un détenteur d’autorisation supplémentaires, doit être notifiée à l’AFMPS au moyen de ce https://www.uphoc.com/files/uploads/2023/11/Formalit%C3%A9s-CHANGEMENT-DE-TITULAIRE-doc2023-novembre.pdf
Ce document doit être envoyé par recommandé. Vous retrouverez les infos sur la page :
https://www.afmps.be/fr/humain/medicaments/medicaments/distribution/pharmacies_ouvertes_au_public
Vous avez des questions ? Contactez registration_pharmacy@afmps.be
Avertir son Office de tarification
Obligation de signer un nouvel acte d’adhésion par le nouveau titulaire, un mandat RAOTD pour archivage et un contrat de sous-traitance (GDPR).
C’est le titulaire (et non le propriétaire) qui représente la pharmacie pour l’INAMI au niveau de l’office de tarification, d’où l’importance de faire la démarche au préalable.
(A noter que lors d’un changement de titulaire, le titulaire peut changer d’office de tarification. Il ne doit pas obligatoirement rester dans l’OT de l’ancien titulaire)
Remarque : lors d’un changement de titulaire, le service tarification APB qui gère la tarification nationale des ordonnances militaires et prisonniers de guerre envoie également au nouveau titulaire des documents à signer (mandat) pour le traitement de ces ordonnances particulières.
Prévenir le Conseil Provincial de l’Ordre
Ordre des Pharmaciens
Bd Frère Orban, 35 à 4000 LIEGE (TEL. 04/252.42.49)
liege@ordredespharmaciens.be
Vous devez prévenir l’Ordre de la modification de votre activité professionnelle (aussi bien le titulaire rentrant que sortant) et envoyer votre certificat d’inscription à l’Ordre pour que celui-ci soit rectifié par le Conseil de l’Ordre (mise à jour de votre situation professionnelle).
Pour le pharmacien titulaire, l’inscription se fait au tableau de l’Ordre de la province dans laquelle le pharmacien exerce ses activités principales. Si le pharmacien travaille plus d’une semaine dans une autre province, il doit alors en informer le Conseil de l’Ordre de cette autre province.
Note : Le pharmacien adjoint et le pharmacien remplaçant doivent s’inscrire à l’Ordre de la province du lieu de leur résidence. Les adjoints et remplaçants qui travaillent plus d’une semaine en dehors de la province où ils sont inscrits doivent le signaler au Président du Conseil provincial.
Prévenir l’Inspection de la pharmacie (AFMPS)
Mail général pour service inspection et contrôle – officine : pharmacy@afmps.be
Bya Alain
Eurostation bloc2
8ème étage 8D3
1060 BRUXELLES
alain.bya@fagg-afmps.be
Le pharmacien titulaire doit prévenir l’Inspection du changement de titulaire de l’officine. Le titulaire sortant doit également (dans la même lettre) notifier l’arrêt de son titulariat.
Plateforme NARCOREG – gestion des stupéfiants
Le pharmacien titulaire entrant et le titulaire sortant doivent établir et signer ensemble une liste reprenant l’inventaire complet des substances stups de l’officine (du stock et les périmés). Cette liste doit être conservée pendant 10 ans dans le registre des stupéfiants. (Note : depuis juillet 2017, cette liste NE DOIT PLUS être envoyée à l’AFMPS).
Depuis le 1er septembre, les bons de stupéfiant papier ont laissé place à un système numérique dénommé « NARCOREG ». Le nouveau pharmacien titulaire devra faire les démarches pour utiliser le système.
Info sur le site afmps :
https://www.afmps.be/fr/news/disparition_des_bons_de_stupefiant_papier_lafmps_lance_narcoregbe_lapplication_en_ligne_pour
Avertir l’Association Pharmaceutique Belge (APB)
APB
Rue Archimède 11
B-1000 Bruxelles
Vous pouvez joindre le service APB tous les jours de 8h30 à 12h30 et de 13h00 à 17h00 au numéro 02/285.42.17
Mail : servicemembres@apb.be
Il est important de mettre à jour les données reprises sur myAPB (profil officine) !!
Ce seront ces données qui seront visibles ensuite sur Pharmacie.be (pharmacie de garde, services proposés dans l’officine…)
Allez sur http://www.apb.be/ – onglet en haut à droite – cliquez sur le nom – profil officine
Procédure pour modifier votre profil APB :
https://www.apb.be/APB_LIBRARY/PUBLIC/VACCINATION_COVID_Pharmacie_pharmaciebeportail.pdf
Autres démarches
- Modifier le Manuel de Qualité de l’officine (fiche titulaire, organigramme, …)
- Modifier les renseignements en vitrine de l’officine (plaque titulaire) et sur le site web de l’officine
- Modifier les étiquettes de responsabilité de l’officine
- Avertir son assureur afin de se mettre en règle au niveau de la RC professionnelle
- Modifier le n° INAMI de l’ancien titulaire dans les paramètres du soft officinal et le remplacer par celui du nouveau titulaire (important pour MyCareNet)
- S’enregistrer au niveau de la BeMVO (Belgian Medicines Verification Organisation) dans le cadre de la vérification de l’authenticité des médicaments (lecture GTIN) :
